在现代职场中,电子邮件已经成为正式沟通的主要渠道,英文电子邮件写作也逐渐成为工作中必不可少的技能。
用英文写邮件要注意哪些事项,如何保证英文邮件的规范性和正规性?今天,就和大家一起来看看关于英文邮件的那些事儿吧。
1. 问候
●未知收件人:
敬启者,
亲爱的先生或女士,
● 了解性别:
亲爱的先生/夫人/女士+姓
● 了解职位/职位:
亲爱的教授/博士。+ 姓氏
注意:在正式的英文邮件中,如果知道对方的职位,尽量使用“职称+姓氏”的方式开始。记住问候之后的标点符号是逗号,然后在一个空行之后正式开始信的内容。
2.目的
●在详细描述之前告知电子邮件的要点:
我写的参考…
我写信是为了确认/询问/通知你……我写信是为了确认/询问/通知你……
我很高兴向您详细介绍……
●回复的开头可以说:
感谢您就……与我们联系
谢谢你的电子邮件……谢谢你的电子邮件……
谢谢你昨天打电话给我讨论…谢谢你昨天打电话给我讨论…
注意:尤其是商务信函,我们一般会使用较多的书面语言讨论电子邮件中使用的俚语词汇,比如上面的reference to(一般是说明已经向对方提及的内容)和Forward都是[about]的意思,但要尽量避免使用尽可能多。口头表达。
3.文字内容
●一题一段,一题多段
附上请找到关于…的最新信息
为了实现我们的销售目标,我们需要……为了实现我们的销售目标,我们需要……
●对方了解你来信的目的和背景,然后你应该要求对方采取行动讨论电子邮件中使用的俚语词汇,如回信、回电、发表意见、提交文件等:
你今天晚些时候可以给我打电话吗?
明天可以打电话给我吗?
●注意商务信函中书面语言的使用 ▶ 使用receive,not got;
●不要使用缩写 ▶使用不,而不是不;
●使用更礼貌的语气 ▶我想知道你是否可以提供更多的细节。
●重要内容加粗,但不要全部大写 ▶请仔细阅读附件。
4.结束
●最后一部分通常说谢谢或解释接下来会发生什么。
常见的表达方式有:
如果您有任何进一步的问题或疑虑,请随时与我联系。
感谢您的时间和考虑。
我期待着您的回音。
期待你的回复。
我希望这些信息对你有用。
希望这些信息有用。
如果您有任何问题,请给我打电话。
如果您有任何问题,请给我打电话。
(一般这些句子后面可以加句号,不用感叹号,其他地方一般不用感叹号)
5.签名
●结束祝贺
以下词汇可用于正式和非正式场合
真诚的 真诚的 你的 真诚的
问候,最好的问候
你的,你的,真的,真的
最好的,最好的祝愿
●签名文件后应有结束语:
真挚地,
约翰史密斯销售代表,
地板公司
预防措施
1.主题行标题
简明扼要地概括电子邮件的内容。
例如:
主题行:我们与 ABC 供应商的会议摘要或营销电子邮件主题:
– 加入我们的 MLH 学者午餐会!(号召性用语标题)- 3 种简化营销的工具(摘要标题)
2.简体句
简化句子
避免使用复杂的长词或技术术语,使电子邮件内容繁琐冗长。相反,尽量简化电子邮件中的句子。但这并不意味着不能使用复合句(与and、though、or等连词结合的句子),只要长句清晰易懂就没有问题。
例如:
原句:1962年,斯坦贝克获得诺贝尔文学奖。
简化:斯坦贝克于 196 年获得诺贝尔文学奖2.
3.谁是读者?
显式读者
同事、客户还是老板?正式的还是非正式的?
例如:
非正式 – 感谢您在 2 月 15 日给我发电子邮件。
正式地——感谢您 2 月 15 日的电子邮件。
非正式的——对不起,我做不到。
正式地——恐怕我不能参加了。
非正式的——你能……吗?
正式地——我想知道你是否可以……?
4.获取反馈
征求别人的意见
向周围有良好写作能力和工作经验的朋友、同事或老师寻求帮助。请他们检查您的电子邮件并根据他们的意见进行改进。
另一种方法是观看他人撰写的优秀电子邮件并从中学习。例如,如果你收到同事、老板或教授的邮件,注意学习他们的单词和句子,并记录下来供自己使用!
如今,高节奏的工作模式往往让人忽略了邮件必要的格式和规范,但在职场和商务场合,一封准确、规范的英文邮件是非常必要的,每封英文邮件都会说是一个人的名片.
希望大家都能掌握写好邮件的技巧~祝大家工作顺利!
你还记得我上次留给你的俚语吗?答案就在这里~↓↓↓
①是的人
②熬夜
③埋头苦干
④崭露头角的美好未来
⑤抓住牛角
⑥Happy bunny 意为“快乐的人”
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